Obrigatoriedade de anexo por categoria de despesa
Agora é possível definir uma exceção à regra de Recibo Obrigatório, sinalizando quando o anexo é obrigatório por categoria de despesa, com exceções claras. O colaborador recebe feedback imediato, e o RDV só segue para aprovação quando estiver conforme a política.
O que essa novidade faz
Antes, a exigência de anexo funcionava de forma única para todas as despesas. Agora, você pode configurar a obrigatoriedade de anexo por categoria, ligando ou desligando essa regra conforme a política da empresa.
Na prática, isso significa que:
- Cada categoria pode exigir ou não comprovante.
- O colaborador só é bloqueado quando realmente precisa anexar algo.
- O aprovador recebe relatórios mais consistentes e sem pendências desnecessárias.
Como funciona no dia a dia
Configuração das Categorias das Despesas (acesse Configurações >> Dados da Empresa >> Categorias das Despesas)
- Cada categoria de despesa passa a ter a opção “Anexo obrigatório”.
- Quando ligada, despesas dessa categoria exigem comprovante para envio e aprovação do RDV.
- A lista de categorias mostra claramente quais são obrigatórias e quais são opcionais.
Criação e edição de despesas
- É possível salvar a despesa como rascunho sem anexo.
- Ao tentar enviar para aprovação:
- Se o anexo for obrigatório, o sistema bloqueia o envio e mostra uma mensagem orientando a anexar o comprovante.
- Se a categoria for alterada para uma que exige anexo:
- A despesa fica pendente de comprovante até a correção.
Relatório de despesas e aprovação
- Se houver despesas sem anexo onde ele é obrigatório:
- O RDV exibe um aviso de pendência, com lista dos itens e atalho para corrigir.
- A aprovação do RDV fica bloqueada até que tudo esteja regularizado.
Visão de conformidade
- Uma nova visão permite acompanhar:
- Quantas despesas estão sem anexo onde ele é obrigatório.
- A taxa de conformidade por período e por categoria.
Por que isso é bom
- Mais aderência à política da empresa, sem regras genéricas.
- Menos retrabalho para colaboradores e aprovadores.
- Experiência mais clara, com bloqueios apenas quando fazem sentido.
- Relatórios mais confiáveis, prontos para auditoria.
FAQ
O anexo passa a ser obrigatório para todas as despesas?
A obrigatóriedade do anexo pode ser definida pelas Configurações do Relatório com a opção Recibo obrigatório. A opção agora é de cadastrar exceções a essa regra.
E se minha empresa não quiser exigir anexo para nenhuma categoria?
Nesse caso, basta manter a opção “Anexo obrigatório” desligada em todas as categorias ou ter a opção Recibo obrigatório em Configurações do Relatório desabilitada. Assim, nenhuma despesa será bloqueada por falta de comprovante, e o fluxo segue como antes.
O que acontece se eu mudar a categoria da despesa?
Se a nova categoria exigir anexo, a despesa ficará pendente até que o comprovante seja anexado.
