O relatório de viagem, conhecido também como RDV, é uma ferramenta essencial para as viagens corporativas. O RDV consolida todos os gastos em reservas, despesas e adiantamentos que foram empenhados para que aquela viagem fosse possível.

A Onfly acaba de dar um mais um passo pensando em simplificar a rotina do viajante e garantir mais confiabilidade e transparência na prestação de contas para o gestor de viagens.

Com a automação do RDV o relatório será gerado assim que uma reserva de voo ou ônibus for emitida.

Como vai funcionar?

Após o booking da sua reserva, seja o vôo ou ônibus, e após esta reserva passar por todo o fluxo de aprovações e for emitida, o relatório de viagens (RDV) será automaticamente gerado, já com o período da viagens, que compreenderá as datas de ida e volta da reserva, preenchidos no relatório

💡 Durante sua viagem, toda despesa, adiantamento ou mesmo outras reservas como hotel e aluguel de carros, se forem realizadas dentro do período da viagem serão automaticamente vinculadas ao relatório.

Isso mesmo, lembra aquele tempo desprendido para selecionar cada despesa relacionada à viagem? Pois é, pode usa-lo para outras tarefas do seu dia a dia, pois o RDV automatizado sobe todas elas na plataforma num piscar de olhos!

Seja no lançamento manual, ou pelo cartão corporativo com PIX ou Qrcode, deixamos claro que a data de ocorrência da despesa que estiver no período da viagem estará automaticamente incluso no relatório.

 

ℹ️ Importante! Toda despesa poderá ser editada do relatório. Portanto, caso alguma tenha sido relacionada mas não seja do desejo do usuário relaciona-la, ela poderá ser retirada. Apenas a reserva que originou o relatório não poderá ser removida.

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A grande preocupação para gestores de despesas corporativas, especialmente quando lidamos com cartões corporativos, é evitar que os recursos disponíveis no cartão sejam gastos indevidamente, não é mesmo?

Com nosso Cartão Corporativo, não só facilitamos como automatizamos a gestão da disponibilidade do limite a partir da prestação de contas. 🌟 

Agora, quando o colaborador fizer a sua prestação de contas através do Relatório de Despesa e ele for aprovado e encerrado, o saldo residual do cartão retornará à conta principal da empresa, sem necessidade de editar o saldo manualmente.

Essa é uma opção para gerar facilidade da gestão dos recursos corporativos, para ativa-la o administrador da plataforma deve ir em Configurações >> Dados da Empresa >> Configurações do Relatório e ativar a opção Zerar o Saldo do cartão do usuário no pagamento do RDV.

Com essa opção ativa, todo Relatório de Despesa submetido para aprovação que estiver com alguma despesa originada do cartão, seja PIX ou Cartão, iremos disponibilizar a posição de saldo atual daquele cartão utilizado.

Assim que o relatório for fechado como validado ou pago, qualquer resquício de saldo deste cartão será devolvido para a conta principal.

Agora ficou ainda mais simples gerir suas despesas corporativas, não é mesmo?💼💳

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Para um maior controle da empresa e uma melhor aderência às políticas de viagens, estamos lançando o CityCap. A partir de agora, é possível configurar regras diferentes para cada cidade no que diz respeito às reservas de hotéis.

Seja em relação à antecedência, valor total da estadia ou valor da diária, todas essas opções podem ser ajustadas conforme a necessidade específica de cada localidade. Isso permite uma personalização mais eficiente e um controle mais rigoroso sobre as políticas de viagem da sua empresa.

Caso tenha dúvidas ou necessite de assistência adicional, não hesite em acionar o seu CS! Estamos aqui para ajudar e garantir que você aproveite ao máximo da Onfly

Compras online possuem suas facilidades para diversas necessidades de gastos corporativos, agilizando entregas e diversificando fornecedores, mas podem também trazer seus riscos, como uso indevido de compras recorrentes como assinatura de streamings, corridas por aplicativo ou outros gastos não alinhados com a política da empresa.

Pensando em dar ainda mais ferramentas para o controle e garantia do correto uso dos recursos alocado nos cartões corporativos da Onfly, lançamos a possibilidade de limitar um cartão especifico a realizar compras online ou não.

Onde configurar o bloqueio de compras online?

Na tela de gestão do cartão, selecione o cartão desejado e vá em Editar, abaixo da ilustração do cartão, nas opções de edição do cartão confira a opção Compras Online, ao desbilitar as Compras Online, o cartão não permitirá mais compras onde o estabelecimento for um e-commerce (loja online)

Quais tipos de compras posso estar restringindo com essa opção?

O bloqueio de compras em e-commerce em cartões de crédito corporativos pode ser aplicado a diversos tipos de compras online, incluindo:

• Compras em sites de varejo não autorizados: Evita gastos em sites que não estão na lista de fornecedores aprovados pela empresa.
• Assinaturas de serviços online: Bloqueia a contratação de serviços recorrentes que não foram previamente autorizados.
• Compras de software ou aplicativos: Impede a aquisição de softwares sem o consentimento da área de TI ou conformidade.
• Solicitação de serviço de delivery ou corrida por aplicado: Caso esteja fora da política, essa opção também não será autorizada nas requisições.

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Estamos de volta com uma super novidade que vai facilitar ainda mais a sua vida na gestão de despesas corporativas! 💼💳

O extrato bancário é uma ferramenta essencial na sua rotina de gestão de despesas corporativas. Com ele se tem uma visão clara e precisa do fluxo de caixa da sua empresa, permitindo que a gestão financeira acompanhe todas as transações, identifique padrões de gastos e faça projeções mais assertivas para o futuro.

A Onfly dá mais um passo e apresenta o extrato do cartão corporativo em PDF, um modelo essencial para este controle e outras rotinas.

Onde o extrato em PDF pode ser emitido?

Dentro da tela de gestão de cartões (Gestão > Cartões), vá em Exportar, abaixo da visualização do Saldo Total da Conta

Agora com o formato em PDF, será possível filtrar o período desejado, sendo o mês ou um período de início e fim personalizado. 

Qual é o formato do pdf? 

O PDF segue o padrão de qualidade bancário, tendo o cabeçalho com as informações do cliente, o timbre da Onfly, o período da extração e a visão geral resumida do extrato, com Saldo Final do Período, Saldo Inicial, Total de Entradas e Saídas.

As movimentações contam com a divisão clara dos dias para não haver dúvidas na leitura do extrato. 

Consideração importante: O saldo líquido corresponde ao total de depósitos em conta, não considerando movimentações feitas após a data mencionada. Não nos responsabilizamos pelo uso indevido ou por alterações das informações originalmente contidas neste documento após envio. Asseguramos a autenticidade destas movimentações e das informações aqui citadas.

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Pensando cada vez mais em contemplar casos de uso de viagens internacional, avançamos para requisição de adiantamento em multimoeda. Assim, desde a requisição de adiantamento até a despesa iremos possibilitar o lançamento em multimoeda com sugestão de conversão.

Quando habilitado a opção de permitir lançamentos em multimoeda (Confira os detalhes aqui), o adiantamento também permitirá escolher entre as 160 moedas disponíveis na plataforma pata lançamento.

Quando pendente de aprovação, o valor original será demonstrado ao aprovado sem opção de edição da cotação. 

A edição da cotação ficará a cargo do pagador, papel exercido normalmente pelo financeiro das empresas, que irá avaliar o valor da cotação no dia do pagamento. 

Assim, quando finalizado o pagamento, a cotação estará salva no protocolo de adiantamento. 

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Lançamos em janeiro deste ano a incrível novidade do lançamento de despesas via captura do QRcode do cupom fiscal, facilitando muito a vida de quem lança despesas e também de quem confere elas tendo todos os detalhes necessários da despesa. Confira abaixo e relembre a funcionalidade. 

https://announcekit.app/onfly/release-notes/se-livre-de-vez-das-notinhas-no-bolso-lance-suas-despesas-via-qrcode-1sCrBK

Agora para garantir que a Onfly validou o cupom fiscal apresentado, inserimos a nova opção de não exigir o cupom fiscal anexado à despesa se ela foi criada a partir da captura do QRcode. 

Assim, quando a opção estiver ativa, lembre-se que não iremos exigir mais o anexo do cupom fiscal nas despesas criadas via QRcode, mas vamos te entregar a chave do cupom para consulta dos detalhes da Nota Fiscal diretamente na SEFAZ, como no exemplo abaixo.

Economia de tempo para quem lança as despesas, economia de tempo e segurança para quem valida as despesas.

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Estamos de volta com uma super novidade que vai facilitar ainda mais a sua vida na gestão de despesas corporativas! 💼

Organizar a viagem a trabalho é sempre um desafio, certo? Seja por ela ter sido agendada de última hora, seja por não ter como prever todos os gastos que teremos nela.

Um dos fatores mais importantes na viagem corporativa é o adiantamento de despesas, que é quando a empresa provê os valores para deslocamento, alimentação e outros gastos necessários para que tudo ocorra bem na viagem

Pensando todos os dias na melhor experiência para nossos viajantes e clientes, lançamos a política de Diária de Viagem, conectada à solicitação de adiantamento para a viagem.

Como funciona a diária de viagem?

A diária de viagem é uma política de adiantamento, localizada nas Regras de Política de Viagem na Plataforma.

O valor definido de diária de viagem será a base para o cálculo do adiantamento por motivo de viagem, ou seja, para cada dia de viagem será acrescido na requisição do adiantamento, quando solicitado, aquele valor.

Habilitando a política de diária de viagem, o viajante que solicitar o adiantamento de viagem não poderá editar o valor.

Como posso solicitar um adiantamento de viagem?

Assim como era feito antes, o adiantamento continua sendo requisitado no mesmo caminho, dentro do menu Despesas > Adiantamentos.

Agora para garantir ainda mais organização nas requisições de adiantamento, o Motivo passa a ser um campo tabulado, com opções fechadas de adiantamento, cabendo ao campo Justificativa a opção de descrever mais detalhes de forma aberta da necessidade.

Lembrando que ao selecionar o motivo Viagem com a política de Diária de Viagem ativa, o campo valor não poderá ser editado.

Caso a Diária de Viagem não esteja ativa, o campo valor poderá ser editado pelo viajante normalmente.

Os detalhes da requisição sempre estarão registrados com o histórico da requisição da viagem. 

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Pois a Onfly saiu na frente mais uma vez e lançamos a Exportação da Gestão de Saldo para uma planilha.

Logo acima da relação de cartões uma nova opção se apresenta, que é a Exportar Cartões

Quais informações virão no relatório? Primeiramente apresentamos uma aba com dados gerais dos saldos alocados nos cartões e na conta mãe, com a data e hora da exportação e nome da Empresa: 

No relatório completo várias informações relevantes são trazidas na planilha como;

• Dono do Cartão
• Os quatro últimos dígitos do cartão
• Virtual ou Físico
• Limite disponível na emissão do relatório
• Gasto desde a última recarga
• Se existir recarga períodica, qual a data da próxima recarga e valor da próxima recarga
• Limites de PIX
• Status do Cartão

Com tanta informação assim, você Gestor Financeiro estará a frente quando o assunto é gestão e alocação dos saldos dos cartões.

Simplesmente nada ficará de fora!

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