Olá,

Este post é para falar um pouco sobre gestão de despesas e contar como a Onfly ajuda a automatizar este fluxo, dentro das empresas.

Nos últimos meses, investimos muito em melhorar a experiência de gestão de despesas e reembolso na plataforma, para definitivamente fazer sua empresa abandonar o excell e reduzir drasticamente a emissão de carbono com a impressão de papéis que logo irão para a lixeira ;-)

Já e possível:

• Configurar políticas de viagens
• Lançar despesas customizados por categorias;
• Configurar tipos de despesas;
• Criar RDVs (não sabe o que é um RDV? Dá uma lida neste post)
• Colocar alçadas de aprovação em ate 7 níveis;
• Criar fluxo de pagamento do RDV pelo financeiro

Então vamos lá, este post é para mostrar tudo que é possível fazer na Onfly com solução de gestão de despesas, para elevar o patamar de produtividade da sua empresa.

1 - Primeiro, a política de viagem

Bom, tudo começa com uma política de viagem, se você ainda não criou uma, dá uma olhada neste post aqui do nosso blog e entenda as melhores práticas para criar uma política de viagens.

Dentro de Política de Viagens, você precisa primeiro, cadastrar as regras, depois associar esta regra a um grupo de usuários e configurar aprovadores.

Dentro de Regras, você pode cadastrar regras de despesas, viagens e hotéis.

Nas regras de despesas, você pode configurar por exemplo, limite permitido para gastos diários com alimentação, ou aluguel de carro por exemplo.

O ideal é compor todas as definições de tipo de despesa em uma mesma regra.

Por exemplo:

- Alimentação: limite de R$ 50,00 por dia

- Uber: Limite de R$ 100,00 por dia

- Estacionamento: Limite de R$ 50,00 dia

Após criar a regra, é preciso adicionar os aprovadores, podendo adicionar até 7 alçadas de aprovação, com regras de "e" e "ou".

Ou seja, você pode configurar que determinada política de viagem, o aprovador pode ser o colaborador X ou o colaborador Y.

Pronto, ao salvar, você terá salvo a política de viagens da empresa.

2 - Cadastro de despesas

Para cadastrar despesas, é realmente muito simples, no menu "Viagens > Minhas Despesas", clicar no botão "Adicionar Despesa"

Ao clicar no botão, irá aparecer a tela de adicionar despesa

Só preencher os dados, subir a foto da despesa e pronto, despesa cadastrada com sucesso.

3 - Solicitar o RDV

Na tela de despesas, é preciso clicar no botão "Criar RDV"

Ao clicar em "Criar RDV", aparecerá a opção de cadastrar o "Relatório de Despesas de Viagens", é interessante nesta funcionalidade adicionar todas as despesas que compõem este RDV.

A Onfly tem uma visão 360 da viagem, portanto, no reporte final, vai ser possível ver os custos do hotel, aéreo e despesas de viagens, por isto é importante associar corretamente as despesas.