Agora é possível definir uma exceção à regra de Recibo Obrigatório, sinalizando quando o anexo é obrigatório por categoria de despesa, com exceções claras. O colaborador recebe feedback imediato, e o RDV só segue para aprovação quando estiver conforme a política.

O que essa novidade faz

Antes, a exigência de anexo funcionava de forma única para todas as despesas. Agora, você pode configurar a obrigatoriedade de anexo por categoria, ligando ou desligando essa regra conforme a política da empresa.

Na prática, isso significa que:

• Cada categoria pode exigir ou não comprovante.
• O colaborador só é bloqueado quando realmente precisa anexar algo.
• O aprovador recebe relatórios mais consistentes e sem pendências desnecessárias.

Como funciona no dia a dia

Configuração das Categorias das Despesas (acesse Configurações >> Dados da Empresa >> Categorias das Despesas)

• Cada categoria de despesa passa a ter a opção “Anexo obrigatório”.
• Quando ligada, despesas dessa categoria exigem comprovante para envio e aprovação do RDV.
• A lista de categorias mostra claramente quais são obrigatórias e quais são opcionais.

Criação e edição de despesas

• É possível salvar a despesa como rascunho sem anexo.
• Ao tentar enviar para aprovação:
  • Se o anexo for obrigatório, o sistema bloqueia o envio e mostra uma mensagem orientando a anexar o comprovante.
• Se a categoria for alterada para uma que exige anexo:
  • A despesa fica pendente de comprovante até a correção.

Relatório de despesas e aprovação

• Se houver despesas sem anexo onde ele é obrigatório:
  • O RDV exibe um aviso de pendência, com lista dos itens e atalho para corrigir.
  • A aprovação do RDV fica bloqueada até que tudo esteja regularizado.

Visão de conformidade

• Uma nova visão permite acompanhar:
  • Quantas despesas estão sem anexo onde ele é obrigatório.
  • A taxa de conformidade por período e por categoria.

Por que isso é bom

• Mais aderência à política da empresa, sem regras genéricas.
• Menos retrabalho para colaboradores e aprovadores.
• Experiência mais clara, com bloqueios apenas quando fazem sentido.
• Relatórios mais confiáveis, prontos para auditoria.

FAQ

O anexo passa a ser obrigatório para todas as despesas?

A obrigatóriedade do anexo pode ser definida pelas Configurações do Relatório com a opção Recibo obrigatório. A opção agora é de cadastrar exceções a essa regra.

E se minha empresa não quiser exigir anexo para nenhuma categoria?

Nesse caso, basta manter a opção “Anexo obrigatório” desligada em todas as categorias ou ter a opção Recibo obrigatório em Configurações do Relatório desabilitada. Assim, nenhuma despesa será bloqueada por falta de comprovante, e o fluxo segue como antes. 

O que acontece se eu mudar a categoria da despesa?

Se a nova categoria exigir anexo, a despesa ficará pendente até que o comprovante seja anexado.