versão 4.22 A gente quer ouvir você! A partir dessa versão, ficou mais fácil falar com a gente!

Você tem alguma sugestão para melhorar nossa plataforma?

Adoramos reeber sugestões como tornar nosso software mais simples, amigável e funcional. A partir dessa versão, no menu de ajuda, você verá um link para um formulário de sugestões de melhorias.  No formulário que abrir, você poderá incluir quantas sugestões quiser. 

Se você quiser saber em mais detalhes como funciona o ciclo de evolução do produto, temos tudo explicadinho nesse link https://kb.smlbrasil.com.br/outras-informacoes/como-funciona-a-evolucao-do-produto

É outro assunto?

Não é uma sugestão? Então também criamos alguns atalhos.

A partir do novo menu de "Fale com nossa equipe", você tem acesso rápido a:

• Dúvidas sobre notas fiscais, retenções, valores, vencimentos, pagamentos

  FATURAMENTO@SMLBRASIL.COM.BR

• Dúvidas sobre contratos, cláusulas contratuais, renovações, vencimentos

  CONTRATOS@SMLBRASIL.COM.BR

  
  

• Dúvidas sobre funcionalidades, orientações técnicas, problemas, bugs: link direto para o nosso sistema de service desk, ou para comunidade de usuários, conforme seu plano;

versão 4.20 A partir dessa versão, eventualmente, você poderá ver um alerta vermelho piscante ao lado de seu nome, como na imagem abaixo.

Ao passar o mouse em cima desse ponto, o sistema explicará a você que.... 

...um colega saiu de férias e deixou você como responsável principal de suas atividades! 😲 

Isso significa que durante esse período você terá acesso completo a caixa de tarefas do seu colega. Para acessá-la, clique em "Alterar usuário" e escolha o nome do seu colega. 

Se você quiser saber mais sobre o que acontece quando alguém entra em ausência, temos uma explicação mais completa em nosso manual, no link https://kb.smlbrasil.com.br/minhas-solicitacoes/como-configurar-um-substituto-em-periodo-de-ausencia

Não se esqueça de, quando chegar sua vez, deixar alguém como substituto geral também!

Você já conhece nossa Univerisade EAD? Se não, esse é o link http://universidade.smlbrasil.com.br/

Temos cerca de 14 horas-aula, gratuitas, de como usar melhor a ferramenta! Na data de hoje, estamos liberando novos capítulos, novos treinamentos e regravações de alguns capítulos. 

Bons estudos!  

EAD-01 Bem-vindo: Conheça nosso produto e nossos canais de atendimento

• (Novo) Helpdesk
• (Novo) Como funcionam as versões do sistema e como solicitar atualização

EAD-03 Domine solicitações e tarefas

• (Novo)  Central de ajuda: o que encontro nela?
• (Regravado) Como monitorar solicitações que abri
• (Novo) Como definir e/ou alterar minha senha
• (Novo) Configurações pessoais
• (Regravado)  O que são notificações e como lê-las
• (Novo) O que são e como configurar preferências de notificações

EAD-04 Gestão de acesso: usuários e perfis

• (Novo) O que são usuários do tipo Ator e Solicitante e qual a diferença entre eles
• (Regravado) Como filtrar usuário e adicioná-los a funções/times e grupos de permissão
• (Regravado) Como criar times
• (Regravado) Como criar funções
• (Regravado) Como associar funções a um time
• (Novo) que é um usuário anônimo e o que pode fazer

EAD-13 Como monitorar solicitações e indicadores

• (Regravado) Como filtrar e monitorar solicitações
• (Regravado) Como exportar relatório de solicitações, atividades e log de horas
  
  

(NOVO) EAD-19 Mobilidade anywhere office: crie aplicativos móveis  

• O que são aplicativos móveis de processos
• Como criar aplicativos de processo
• Como instalar aplicativos de processo em IOS
• Como instalar aplicativos de processo em Android

versão 4.19 A tela de "Configurar" é de acesso exclusivo a usuários administradores. Ela permite, entre outras coisas:

• Definir o nome da sua empresa, que será utilizado em diversas comunicações emitidas pela ferramenta;
• Carregar o logotipo de sua empresa;
• Escolher um dos skins visuais padrões de cores;

Nessa versão, estamos acrescentando alguns superpoderes nessa tela. O primeiro é a possibilidade de você fazer o upload do seu logotipo, ao invés de mapear uma URL com seu logotipo na nuvem. 

O segundo é muito, muito poderoso...

Incluimos um editor completo de códigos que permite que você extrapole os limites da customização normal, acrescentando códigos Javascript e CSS (estilos) dentro de todas as páginas do sistema.

Com o editor Javascript, você pode, por exemplo:

• Incluir componentes diversos no sistema, tais como chatbots, pesquisas, etc;
• Modificar o comportamento de certas páginas da ferramenta;
• Incluir ferramentas de monitoramento, como Google Analytics e outras;
  
  

Com o editor CSS, você pode, por exemplo:

• Modificar as cores de todos os botões do sistema;
• Modificar as cores de fundos;
• Modificar a fonte e o tamanho da fonte;
• Modificar as cores do cabeçalho do sistema;

Gostou? Até a próxima!

Já temos faz bastante tempo uma ferramenta de gerenciamento de feriados, que permite você indicar feriados nacionais, estaduais ou municipais que irão impactar diretamente no vencimento de tarefas. Basicamente, você consegue indicar ao sistema, ao configurar uma atividade para horas úteis, que não quer que ela vença em um dos feriados.

OK, ok...Sabemos que não era tão fácil assim. Recebemos muitos feedbacks de vocês, clientes, sobre a dificuldade de cadastrar feriados recorrentes, aqueles que ocorrem todos os anos na mesma data: Natal, ano novo, 7 de setembro, etc.

Basicamente, você tinha que cadastrar esses feriados todos os anos....😪 

Mas tudo isso mudou nessa versão. Agora, você pode incluir feriados seguindo o padrão dd/mm/aaaa (dia/mês/ano), ou, simplesmente, dd/mm (dia/mês).  Nesse último caso, o feriado vai se repetir indefinidamente todos os anos! 👏 

Esperamos com isso que ninguém perca nenhum feriado! 😎 

versão 4.17 O novo módulo de "Transferência de usuários" é mais uma opção para você:

• Editar os dados de usuários do sistema, em lote;
• Desativar usuários, em lote; 
• Criar novos usuários, em lote;

"Em lote" significa diversos usuários uma só vez.

Recentemente, vimos o lançamento do recurso de Importar usuários por CSV e, antes, as diversas APIs para gerenciar usuários.

Então, porque mais uma opção? Qual a diferença?

É importante entender que o "Transferência de usuários" é uma evolução e modernização do antigo módulo de "Importação do AD", que deixa de existir. Calma, calma, ninguém irá perder nenhum recurso. 😁 

O "AD" que o antigo nome se referia era "Active Directory", que é um serviço de diretórios de usuários da Microsoft / Windows.  

Esse antigo subsistema era composto por 2 ferramentas:

• Serviço de sincronização de usuários: um serviço agendado que percorria seu Active Directory periodicamente e procurava por novos usuários, usuários desativados ou usuários cujos dados foram alterados.  Essas informações eram enviadas ao Módulo de "Importação do AD" .
• Módulo de "Importação do AD": um módulo que permitia aos usuários superadministradores escolherem quem, da lista recebida do Serviço de sincronização, deveria virar um usuário na ferramenta.

Essa pré-aprovação é importante pois é comum os cadastros de AD possuírem referências a grupos, máquinas, sistemas ou pessoas externas à empresa, que não deveriam virar usuários do Orquestra / Zeev.

OK, então o quê mudou?

• O módulo de Importação do AD passa a se chamar Transferência de usuários
• Ele também passa a contar com uma API que sua empresa pode utilizar sempre que precisar:
  
  
  1. POST /api/2/users/temp: Essa API permite você cadastrar novos usuários na área de transferência. Se eles já existirem, seus dados serão atualizados. Se eles não existirem, irão permanecer na área de transferência aguardando um superadministrador aprová-los para que virem usuários reais;
     
     
  2. GET /api/2/users/temp: Essa API permite listar todos os usuários que estão aguardando importação;
     
     
  3. POST /api/2/users/temp/import: Essa API  permite que você informe os logins de usuários que deseja importar e que eles sejam importados;

Observe que, com as APIs, o que antes era limitado ao Active Directory, da Microsoft, agora fica liberado para todo e qualquer sistema que possa se conectar ao Orquestra / Zeev. Se seus usuários estão em algum LDAP, no ERP, em um Excel, etc, não importa, você pode construir uma integração que irá criar um canal de importação e aprovação de novos usuários.

versão 4.14 Times e funções permitem que você replique sua estrutura organizacional e sua estrutura de papéis para dentro do sistema. Com times e funções, você garante que seus processos irão executar e as tarefas serão enviadas para as pessoas certas.

Em grandes organizações, entretanto, a manutenção de times e funções pode ser uma tarefa árdua. 💪  Nós sabemos disso 😉 . Com dezenas, centenas ou mesmo milhares de times e funções, deixar tudo isso organizado e atualizado é um desafio e tanto. 

Recentemente, habilitamos o recurso que permite você importar listas de usuários a partir de arquivos CSV e já alocar diretamente usuários a times e posições existentes. 

Agora, mais um pequeno passo. É possível a partir dessa versão definir um time ou uma função como inativa.  Para isso, basta desmarcar o check dentro do seu cadastro. 

Times e funções inativas serão sempre mostrados de maneira rachurada, deixando claro visualmente que elas estão inabilitadas.  Você também não verá esse time e função na lista de suas opções disponiveis para poder iniciar uma nova solicitação.

Nas próximas versões, iremos bloquear a alocação de times e funções inativas a novos usuários. Outros controles virão. Fique ligado!

Essa semana saíram do forno novas videoaulas em treinamentos EAD e também um novo treinamento EAD totalmente novo!

Veja:

(NOVO treinamento!) EAD-01 Bem-vindo: conheça nosso produto e nossos canais de atendimento.

• Bem-vindo a SML
• O que o produto faz?
• Base de conhecimento do produto
• Base de conhecimento do produto
• Novidades e changelog do produto
• 
  

(Novos capítulos) EAD-03 Domine solicitações e tarefas.

• Como encaminhar uma solicitação ou consultar terceiros
• Como devolver uma solicitação.

(NOVOS CAPÍTULOS)AD-04 Gestão de acesso: usuários e perfis

• Como filtrar usuários e adicioná-los a funções/times e grupos de permissão.
• Como exportar usuários
• Como importar usuários

(NOVOS CAPÍTULOS) EAD-06 Configurações adicionais

• Como modificar o nome da empresa, logotipo, cores do sistema e aviso global.

(NOVOS CAPÍTULOS) EAD-15 Automação: Como configurar elementos BPMN avançados

• Como abrir várias solicitações através de subprocessos (demonstração prática: multi-instâncias)
• Como configurar multi-instâncias via subprocesso

Gostou! E o melhor de tudo, todos os nossos EADs são G-R-A-T-U-I-T-O-S!

Saiba mais em universidades.smlbrasil.com.br

versão 4.11 A partir dessa versão, foram feitas modificações importantes nos arquivos de exportação de solicitações para Excel / CSV disponíveis em "Minhas Tarefas" e "Monitorar Solicitações"

• Diversas novas colunas / dados estão sendo exportadas, tanto no arquivo de solicitações quanto no arquivo de atividades e log de horas;
  
  
• O arquivo de exportação de log de horas agora está mais completo, focando também no histórico e passo a passo de cada execução;
  
  
• Foram feitas diversas melhorias de performance para tornar a operação mais ágil;

Essas mudanças são o início de uma transformação maior. Elas permitirão que nos próximos releases nós possamos eliminar o limite de 1.000 registros por Excel, ou pelo menos aumentá-lo. Também queremos incluir cada vez mais informações no Excel, de modo que você possa ter real controle sobre seus dados.

É necessário especial atenção, entretanto:

• A assinatura dos arquivos, ou seja, a ordem e o número de colunas, mudou. E está prevista a inclusão de cada vez mais novas colunas;
  
  
• Para tabelas multivaloradas, estão sendo exportadas somente a primeira linha de cada tabela. O formato anterior era um tanto quanto confuso e complexo, exportanto diversas linhas para a mesma instância de processo, relativas a primeira tabela que encontrasse. Quando havia mais de uma tabela, o arquivo poderia ficar bastante confuso de ser lido e utilizado.

Estamos buscando soluções técnicas e de usabilidade para permitir exportar todos os dados, inclusive dados de tabelas multivaloradas. Você tem alguma sugestão? Deixe um comentário abaixo. 

Importante!

Importante destacar que não recomendamos o uso desse recurso de exportação do Excel para a integração com outros sistemas. Como dissemos, as regras das colunas mudaram e podem mudar de novo. Para integrações e importações em volume de dados para softwares de BI, por exemplo, indicamos o uso de nossas APIs. Conheça nosso treinamento técnico de integrações em https://universidade.smlbrasil.com.br/p/ead17-integracoes

versão 4.11 Tokens de variáveis são um recurso indispensável para quem explorar os limites do Orquestra / Zeev.

Na verdade o nome do recurso é Token, mas porque não uma foto uma Tolkien?😁

Apesar do nome difícil, o conceito é muito simples. Vou dar um exemplo:

Em diferentes locais do sistema, toda a vez que você escrever {System.DateTime}, essa expressão será substituída pela data e horas atuais. 

Nesse caso, {System.DateTime} é um token de variável.

Existem tokens mais úteis e importantes, talvez. Por exemplo, dentro de uma solicitação, toda a vez que você usar a expressão {Requester.Name}  ela será substituída pelo nome do solicitante. 

Existem muitos locais onde você pode usar tokens de variáveis:

• Em eventos que enviam e-mails;
• Em integrações;
• Em regras de negócio;

Nessa versão, temos algumas novidades.

Nova nomenclatura de tokens

Os nomes dos tokens de variáveis foram modificadas e padronizados, utilizando como referência e lingua inglesa.  Mas não se preocupe! Se você já usava antes tokens no formato anterior, eles continuarão a funcionar, sem problemas!

Novos tokens

Aqui vem a parte mais importante, com certeza. Diversos novos Tokens foram criados. Entre eles, destaco os tokens relativos a campos do formulário do tipo anexo. 

Veja o exemplo de alguns:

{Form.identDoCampo.Filename}

Nome completo do arquivo, com extensão (reembolso.pdf)

{Form.identDoCampo.Mimetype}

Mimetype do arquivo (application/pdf)

{Form.identDoCampo.Extension}

Extensão do arquivo (.pdf)

{Form.identDoCampo.Base64}

Conteúdo base 64 do arquivo (JVBERi0xLjMNCiXi48/TDQ...)

Saiba mais sobre esse recurso e conheça todos os tolkiens (quer dizer, tokens) no link abaixo:

https://kb.smlbrasil.com.br/outras-configuracoes-avancadas/dicionario-de-tokens-de-variaveis