Você já conhece nossa Univerisade EAD? Se não, esse é o link http://universidade.smlbrasil.com.br/

Temos cerca de 14 horas-aula, gratuitas, de como usar melhor a ferramenta! Na data de hoje, estamos liberando novos capítulos, novos treinamentos e regravações de alguns capítulos. 

Bons estudos!  

EAD-01 Bem-vindo: Conheça nosso produto e nossos canais de atendimento

• (Novo) Helpdesk
• (Novo) Como funcionam as versões do sistema e como solicitar atualização

EAD-03 Domine solicitações e tarefas

• (Novo)  Central de ajuda: o que encontro nela?
• (Regravado) Como monitorar solicitações que abri
• (Novo) Como definir e/ou alterar minha senha
• (Novo) Configurações pessoais
• (Regravado)  O que são notificações e como lê-las
• (Novo) O que são e como configurar preferências de notificações

EAD-04 Gestão de acesso: usuários e perfis

• (Novo) O que são usuários do tipo Ator e Solicitante e qual a diferença entre eles
• (Regravado) Como filtrar usuário e adicioná-los a funções/times e grupos de permissão
• (Regravado) Como criar times
• (Regravado) Como criar funções
• (Regravado) Como associar funções a um time
• (Novo) que é um usuário anônimo e o que pode fazer

EAD-13 Como monitorar solicitações e indicadores

• (Regravado) Como filtrar e monitorar solicitações
• (Regravado) Como exportar relatório de solicitações, atividades e log de horas
  
  

(NOVO) EAD-19 Mobilidade anywhere office: crie aplicativos móveis  

• O que são aplicativos móveis de processos
• Como criar aplicativos de processo
• Como instalar aplicativos de processo em IOS
• Como instalar aplicativos de processo em Android

versão 4.19 A tela de "Configurar" é de acesso exclusivo a usuários administradores. Ela permite, entre outras coisas:

• Definir o nome da sua empresa, que será utilizado em diversas comunicações emitidas pela ferramenta;
• Carregar o logotipo de sua empresa;
• Escolher um dos skins visuais padrões de cores;

Nessa versão, estamos acrescentando alguns superpoderes nessa tela. O primeiro é a possibilidade de você fazer o upload do seu logotipo, ao invés de mapear uma URL com seu logotipo na nuvem. 

O segundo é muito, muito poderoso...

Incluimos um editor completo de códigos que permite que você extrapole os limites da customização normal, acrescentando códigos Javascript e CSS (estilos) dentro de todas as páginas do sistema.

Com o editor Javascript, você pode, por exemplo:

• Incluir componentes diversos no sistema, tais como chatbots, pesquisas, etc;
• Modificar o comportamento de certas páginas da ferramenta;
• Incluir ferramentas de monitoramento, como Google Analytics e outras;
  
  

Com o editor CSS, você pode, por exemplo:

• Modificar as cores de todos os botões do sistema;
• Modificar as cores de fundos;
• Modificar a fonte e o tamanho da fonte;
• Modificar as cores do cabeçalho do sistema;

Gostou? Até a próxima!

Já temos faz bastante tempo uma ferramenta de gerenciamento de feriados, que permite você indicar feriados nacionais, estaduais ou municipais que irão impactar diretamente no vencimento de tarefas. Basicamente, você consegue indicar ao sistema, ao configurar uma atividade para horas úteis, que não quer que ela vença em um dos feriados.

OK, ok...Sabemos que não era tão fácil assim. Recebemos muitos feedbacks de vocês, clientes, sobre a dificuldade de cadastrar feriados recorrentes, aqueles que ocorrem todos os anos na mesma data: Natal, ano novo, 7 de setembro, etc.

Basicamente, você tinha que cadastrar esses feriados todos os anos....😪 

Mas tudo isso mudou nessa versão. Agora, você pode incluir feriados seguindo o padrão dd/mm/aaaa (dia/mês/ano), ou, simplesmente, dd/mm (dia/mês).  Nesse último caso, o feriado vai se repetir indefinidamente todos os anos! 👏 

Esperamos com isso que ninguém perca nenhum feriado! 😎 

versão 4.17 O novo módulo de "Transferência de usuários" é mais uma opção para você:

• Editar os dados de usuários do sistema, em lote;
• Desativar usuários, em lote; 
• Criar novos usuários, em lote;

"Em lote" significa diversos usuários uma só vez.

Recentemente, vimos o lançamento do recurso de Importar usuários por CSV e, antes, as diversas APIs para gerenciar usuários.

Então, porque mais uma opção? Qual a diferença?

É importante entender que o "Transferência de usuários" é uma evolução e modernização do antigo módulo de "Importação do AD", que deixa de existir. Calma, calma, ninguém irá perder nenhum recurso. 😁 

O "AD" que o antigo nome se referia era "Active Directory", que é um serviço de diretórios de usuários da Microsoft / Windows.  

Esse antigo subsistema era composto por 2 ferramentas:

• Serviço de sincronização de usuários: um serviço agendado que percorria seu Active Directory periodicamente e procurava por novos usuários, usuários desativados ou usuários cujos dados foram alterados.  Essas informações eram enviadas ao Módulo de "Importação do AD" .
• Módulo de "Importação do AD": um módulo que permitia aos usuários superadministradores escolherem quem, da lista recebida do Serviço de sincronização, deveria virar um usuário na ferramenta.

Essa pré-aprovação é importante pois é comum os cadastros de AD possuírem referências a grupos, máquinas, sistemas ou pessoas externas à empresa, que não deveriam virar usuários do Orquestra / Zeev.

OK, então o quê mudou?

• O módulo de Importação do AD passa a se chamar Transferência de usuários
• Ele também passa a contar com uma API que sua empresa pode utilizar sempre que precisar:
  
  
  1. POST /api/2/users/temp: Essa API permite você cadastrar novos usuários na área de transferência. Se eles já existirem, seus dados serão atualizados. Se eles não existirem, irão permanecer na área de transferência aguardando um superadministrador aprová-los para que virem usuários reais;
     
     
  2. GET /api/2/users/temp: Essa API permite listar todos os usuários que estão aguardando importação;
     
     
  3. POST /api/2/users/temp/import: Essa API  permite que você informe os logins de usuários que deseja importar e que eles sejam importados;

Observe que, com as APIs, o que antes era limitado ao Active Directory, da Microsoft, agora fica liberado para todo e qualquer sistema que possa se conectar ao Orquestra / Zeev. Se seus usuários estão em algum LDAP, no ERP, em um Excel, etc, não importa, você pode construir uma integração que irá criar um canal de importação e aprovação de novos usuários.

versão 4.14 Times e funções permitem que você replique sua estrutura organizacional e sua estrutura de papéis para dentro do sistema. Com times e funções, você garante que seus processos irão executar e as tarefas serão enviadas para as pessoas certas.

Em grandes organizações, entretanto, a manutenção de times e funções pode ser uma tarefa árdua. 💪  Nós sabemos disso 😉 . Com dezenas, centenas ou mesmo milhares de times e funções, deixar tudo isso organizado e atualizado é um desafio e tanto. 

Recentemente, habilitamos o recurso que permite você importar listas de usuários a partir de arquivos CSV e já alocar diretamente usuários a times e posições existentes. 

Agora, mais um pequeno passo. É possível a partir dessa versão definir um time ou uma função como inativa.  Para isso, basta desmarcar o check dentro do seu cadastro. 

Times e funções inativas serão sempre mostrados de maneira rachurada, deixando claro visualmente que elas estão inabilitadas.  Você também não verá esse time e função na lista de suas opções disponiveis para poder iniciar uma nova solicitação.

Nas próximas versões, iremos bloquear a alocação de times e funções inativas a novos usuários. Outros controles virão. Fique ligado!

Essa semana saíram do forno novas videoaulas em treinamentos EAD e também um novo treinamento EAD totalmente novo!

Veja:

(NOVO treinamento!) EAD-01 Bem-vindo: conheça nosso produto e nossos canais de atendimento.

• Bem-vindo a SML
• O que o produto faz?
• Base de conhecimento do produto
• Base de conhecimento do produto
• Novidades e changelog do produto
• 
  

(Novos capítulos) EAD-03 Domine solicitações e tarefas.

• Como encaminhar uma solicitação ou consultar terceiros
• Como devolver uma solicitação.

(NOVOS CAPÍTULOS)AD-04 Gestão de acesso: usuários e perfis

• Como filtrar usuários e adicioná-los a funções/times e grupos de permissão.
• Como exportar usuários
• Como importar usuários

(NOVOS CAPÍTULOS) EAD-06 Configurações adicionais

• Como modificar o nome da empresa, logotipo, cores do sistema e aviso global.

(NOVOS CAPÍTULOS) EAD-15 Automação: Como configurar elementos BPMN avançados

• Como abrir várias solicitações através de subprocessos (demonstração prática: multi-instâncias)
• Como configurar multi-instâncias via subprocesso

Gostou! E o melhor de tudo, todos os nossos EADs são G-R-A-T-U-I-T-O-S!

Saiba mais em universidades.smlbrasil.com.br

versão 4.11 A partir dessa versão, foram feitas modificações importantes nos arquivos de exportação de solicitações para Excel / CSV disponíveis em "Minhas Tarefas" e "Monitorar Solicitações"

• Diversas novas colunas / dados estão sendo exportadas, tanto no arquivo de solicitações quanto no arquivo de atividades e log de horas;
  
  
• O arquivo de exportação de log de horas agora está mais completo, focando também no histórico e passo a passo de cada execução;
  
  
• Foram feitas diversas melhorias de performance para tornar a operação mais ágil;

Essas mudanças são o início de uma transformação maior. Elas permitirão que nos próximos releases nós possamos eliminar o limite de 1.000 registros por Excel, ou pelo menos aumentá-lo. Também queremos incluir cada vez mais informações no Excel, de modo que você possa ter real controle sobre seus dados.

É necessário especial atenção, entretanto:

• A assinatura dos arquivos, ou seja, a ordem e o número de colunas, mudou. E está prevista a inclusão de cada vez mais novas colunas;
  
  
• Para tabelas multivaloradas, estão sendo exportadas somente a primeira linha de cada tabela. O formato anterior era um tanto quanto confuso e complexo, exportanto diversas linhas para a mesma instância de processo, relativas a primeira tabela que encontrasse. Quando havia mais de uma tabela, o arquivo poderia ficar bastante confuso de ser lido e utilizado.

Estamos buscando soluções técnicas e de usabilidade para permitir exportar todos os dados, inclusive dados de tabelas multivaloradas. Você tem alguma sugestão? Deixe um comentário abaixo. 

Importante!

Importante destacar que não recomendamos o uso desse recurso de exportação do Excel para a integração com outros sistemas. Como dissemos, as regras das colunas mudaram e podem mudar de novo. Para integrações e importações em volume de dados para softwares de BI, por exemplo, indicamos o uso de nossas APIs. Conheça nosso treinamento técnico de integrações em https://universidade.smlbrasil.com.br/p/ead17-integracoes

versão 4.11 Tokens de variáveis são um recurso indispensável para quem explorar os limites do Orquestra / Zeev.

Na verdade o nome do recurso é Token, mas porque não uma foto uma Tolkien?😁

Apesar do nome difícil, o conceito é muito simples. Vou dar um exemplo:

Em diferentes locais do sistema, toda a vez que você escrever {System.DateTime}, essa expressão será substituída pela data e horas atuais. 

Nesse caso, {System.DateTime} é um token de variável.

Existem tokens mais úteis e importantes, talvez. Por exemplo, dentro de uma solicitação, toda a vez que você usar a expressão {Requester.Name}  ela será substituída pelo nome do solicitante. 

Existem muitos locais onde você pode usar tokens de variáveis:

• Em eventos que enviam e-mails;
• Em integrações;
• Em regras de negócio;

Nessa versão, temos algumas novidades.

Nova nomenclatura de tokens

Os nomes dos tokens de variáveis foram modificadas e padronizados, utilizando como referência e lingua inglesa.  Mas não se preocupe! Se você já usava antes tokens no formato anterior, eles continuarão a funcionar, sem problemas!

Novos tokens

Aqui vem a parte mais importante, com certeza. Diversos novos Tokens foram criados. Entre eles, destaco os tokens relativos a campos do formulário do tipo anexo. 

Veja o exemplo de alguns:

{Form.identDoCampo.Filename}

Nome completo do arquivo, com extensão (reembolso.pdf)

{Form.identDoCampo.Mimetype}

Mimetype do arquivo (application/pdf)

{Form.identDoCampo.Extension}

Extensão do arquivo (.pdf)

{Form.identDoCampo.Base64}

Conteúdo base 64 do arquivo (JVBERi0xLjMNCiXi48/TDQ...)

Saiba mais sobre esse recurso e conheça todos os tolkiens (quer dizer, tokens) no link abaixo:

https://kb.smlbrasil.com.br/outras-configuracoes-avancadas/dicionario-de-tokens-de-variaveis

versão 4.10.0.0 Um presente para todos os desenvolvedores e aqueles que querem levar nosso produto ao limite!

Nesse release estamos liberando uma infinidade de novas APIs, voltadas principalmente para a gestão de usuários, times, funções e permissões. Esperamos que elas sejam úteis para sincronizar o sistema com outros softwares repositórios de pessoas, organogramas e permissões!

APIs, ou “Interface de Programação de Aplicações” , são como "pontes" que permitem a conexão, comunicação e integração entre sistemas diferentes. Quando dizemos que estamos lançando novas API's significa que estamos tornando mais informações e serviços do nosso produto disponíveis para integrações.

Novas APIs

Veja abaixo algumas das API's liberadas.

Instâncias

• Cancelar uma instância em andamento

Formulário

• Atualizar, administrativamente, os valores de campos de formulário de uma instância em andamento

Times

• Listar times que o dono do token tem permissão de visualizar
• Obter time pelo código identificador
• Listar as funções relacionadas ao time
• Listar os usuários associados ao time
• Obter time pelo código padrão

Funções

• Listar funções que o dono do token tem permissão de visualizar
• Obter função pelo código identificador

Grupos de permissões

• Listar todos os grupos de manutenção do sistema
• Obter grupo de manutenção pelo código identificador
• Listar as permissões associadas ao grupo
• Listar os usuários vinculados ao grupo
• Obter grupo de manutenção pelo código padrão

Usuários

• Listar usuários do sistema
• Cadastrar ou atualizar um usuário, com grupos de manutenção, times e funções relacionados
• Enviar mensagem de boas vindas
• Obter usuário por código do usuário
• Excluir um usuário por código do usuário
• Definir usuário como em ausência temporária por código do usuário
• Tirar um usuário de ausência temporária por código do usuário
• Ativar um usuário por código do usuário
• Desativar um usuário por código do usuário
• Bloquear o acesso de um usuário ao sistema por código do usuário
• Desbloquear o acesso de um usuário ao sistema por código do usuário
• Listar grupos de manutenção por código do usuário
• Adicionar um grupo de manutenção a um usuário
• Excluir um grupo de manutenção a um usuário
• Copia todos os grupos de manutenção de um usuário para outro
• Forçar usuário a alterar sua senha no próximo login
• Enviar e-mail para usuário definir nova senha
• Resetar a senha de um usuário a partir do token de alteração de senha
• Listar posições e times por código do usuário
• Adicionar um time e função a um usuário
• Excluir um time e função de um usuário
• Copia todos os times e funções de um usuário para outro
• Transferir a propriedade de dados de um usuário para outro
• Obter usuário por username do usuário

Lembrando que as APIs do sistema estão todos acessíveis no link abaixo:

Nova API de criar usuários

Com certeza uma das APIs mais solicitadas por nossos clientes é a API de criar um novo usuário do sistema. E agora ela está disponível e pronta para uso. E podemos dizer que ela é muito, muito poderosa!

Vejam algumas coisas que ela pode fazer:

1. Criar um usuário no sistema
   
   - Ou atualizar os dados de um usuário no sistema, se o login já existir
   - Ou  retornar um erro controlado, se o login já existir
   - Ou  retornar os dados do usuário existente, se o login já existir
   
   
2. Enviar e-mail ao usuário solicitando que ele crie sua senha de acesso
   
   
3. Adicionar um ou mais grupos de manutenção ao usuário (opciona)
   
   - Ou substituir os grupos existentes pelos novos grupos recebidos
   
   
4. Adicionar posições e times ao usuário (opciona)
   
   - Ou substituir as posições e times existentes  pelos novos grupos recebidos 

Novos recursos para APIs

Além das novas APIs disponibilizadas, muitas APIs agora vem com suporte a OData (Open Data Protocol, conheça em https://www.odata.org/)  , um protocolo open source que permite manipular os resultados de APIs para que elas retornem dados mais aderentes a sua necessidade.

As APIs que suportam OData, assim como os parâmetros OData suportados, são descritas na própria documentação das APIs. No exemplo abaixo, vemos a documentação do método de "Listar usuários do sistema", onde é descrito explicitamente que ele suporta os parâmetros OData $top, $select, $orderby e $filter. 

• $top: permite definir, na chamada da API, a quantidade de registros que você deseja retornar;
• $select: permite definir, na chamada da API, quais atributos do documento JSON de retorno devem ser retornados, limitando assim o volume de registros movimentado;
• $orderby: permite modificar os critérios de ordenação dos resultados da API;
• $filter: permite realizar filtros adicionais, não previstos na documentação da API, sobre os resultados da API.

Entre no site https://www.odata.org/ e conheça como utilizar esses parâmetros.

Mudanças em APIs existentes

Veja algumas mudanças em APIs existentes:

POST /api/2/instances/report

Listar todas instâncias de solicitações que o usuário do token possui permissão de consultar de acordo com filtros (Auth)

As mudanças abaixo visam facilitar construir integrações que possam facilmente apontar para ambientes de desenvolvimento, homologação e produção mantendo os mesmos parâmetros de consulta:

• A API passa a aceitar flowUID, que é o código único de identificação do processo, inclusive entre ambientes diferentes
• A API passa a aceitar serviceUID, que é o código único de identificação do processo, inclusive entre ambientes diferentes
• A API passa a permitir filtrar por campos do formulário utilizando o name do campo, que é um identificador textual único do campo, ao invés de usar seu ID, um número auto-gerado

versão 4.10Nessa versão tivemos muitas mudanças em como as senhas são gerenciadas na plataforma! São melhorias de grande impacto que vão facilitar o dia-a-dia de todos os usuários e também trazer mais segurança na ferramenta.

Single Sign On - SSO

O Single Sign On (conhecido pelo sigla SSO) é o processo e uma tecnologia que permite que pessoas de uma empresa utilizem a mesma senha corporativa, de maneira segura, para se autenticar em diversos aplicativos corporativos diferentes.

Sabe quando você vai se autenticar em algum site ou sistema e ele pergunta se você quer usar sua senha do Google, do Facebook, do Linkedin, etc? É isso!

Nesse momento, nós estamos integrando com os 2 principais provedores de autenticação corporativa (ou seja, utilizados por empresas) : o Google e a Microsoft / Azure. 

Portanto, se sua empresa utiliza uma dessas plataformas para acesso a aplicativos de e-mails, planilhas, documentos, etc, você pode agora usar seu e-mail corporativo e a mesma senha. Para isso:

1. Seu login / username deve ser igual ao seu endereço de e-mail corporativo
2. Você deve clicar no botão na figura abaixo selecionando seu provedor de autenticação

IMPORTANTE!

Esse recurso ainda está em fase Beta. Para ser um dos primeiros usuários, avaliar e poder dar feedback,  entre em contato com nosso suporte técnico solicitando que seja habilitado o SSO.

Single Sign On obrigatório

Superadministradores da ferramenta agora podem definir que um determinado usuário pode / deve se autenticar unicamente e somente via SSO corporativo. Isso significa que ele obrigatoriamente deverá usar suas credenciais corporativas no Google ou na Microsoft.

Imagine que o superadministrador criou uma conta para Paulo. Paulo passa a usar seu endereço de e-mail e senha corporativas para entrar. Se, por acaso, um dia Paulo não trabalhar mais na empresa, uma das primeiras coisas feitas é sempre desligá-lo do provedor de autenticação da empresa, bloqueando o acesso a e-mails, por exemplo. Se a conta dele está configurada para somente SSO no Orquestra / Zeev, então, no mesmo momento, ele passa a não poder mais se autenticar conosco.

Para utilizar esse recurso:

1. O login login / username do usuário deve ser igual ao seu endereço de e-mail corporativo
2. O "tipo de autenticação" do usuário, definido em seu cadastro, deverá estar configurado para "Somente SSO"

IMPORTANTE!
Esse recurso ainda está em fase Beta. Para ser um dos primeiros usuários, avaliar e poder dar feedback,  entre em contato com nosso suporte técnico solicitando que seja habilitado o SSO.

Autenticação via AD / Active Directory / LDAP

A autenticação via AD / Active Directory / LDAP continua sendo suportada, principalmente em instalações on premises enterprise, mas não será mais evoluída.  

A tendência que observamos é a de migração dos diretórios locais de autenticação para a nuvem, e acreditamos que os clientes irão se beneficiar muito mais utilizando o Single Sign On corporativo.

Autenticação local

A autenticação local é a modalidade onde a senha do usuário é armazenada dentro do nosso sistema. 

Nesse cenário modificamos uma regra muito, muito importante do cadastro de novos usuários do sistema: a partir de agora, o usuário superadministrador encarregado de criar novos usuários nunca mais vai definir  uma senha para o usuário que está criando.

Isso é uma melhoria muito importante do ponto de vista de segurança. A gente sabe que você não faz isso 😉 , mas observamos alguns casos onde o usuário superadministrador criou diversos outros usuários e definiu uma senha genérica muito simples, como o CPF, a data de nascimento, ou um padrão igual ou similar a todos os usuários. Com isso, quem não trocava sua senha rapidamente poderia permanecer alguns dias com uma senha fraca, gerando um problema de segurança.

A partir de agora, você não vai mais encontrar o campo "senha" no cadastro de usuários.

É claro, isso dá origem a algumas dúvidas. Vamos lá:

1 - Se não tem senha, como o usuário vai se autenticar?

Quando o superadministrador criar um usuário, o sistema irá enviar automaticamente (sempre) um e-mail ao novo usuário, apresentando o sistema a ele e convidando-o a criar uma nova senha, pessoal. Ou utilizar o SSO, se esse recurso estiver disponível.

2 - E se o usuário esquecer sua senha, o administrador não pode fazer nada?

Realmente, antes o administrador poderia entrar no cadastro do usuário e definir uma nova senha. Agora, ele não vai mais poder fazer isso.  A única maneira de recuperar a senha é via o mecanismo já existente de "esqueci minha senha".